Les concerts privés de musique : comment rédiger le contrat parfait

À l’ère du streaming, où chaque stream ne rapporte qu’une fraction de sou, la majorité des artistes et des musicien.ne.s comptent sur d’autres sources de revenus pour soutenir leur carrière, telles que la vente de merch, les abonnements de patronage, les cours et les concerts. Dans ce dernier cas, il peut s’agir de partir en tournée, de participer à des festivals ou de décrocher un contrat de résidence dans une salle de spectacle. Dans ces scénarios, ce sont souvent les salles, les agents ou les promoteurs qui fixent les termes du contrat. 

Dans l’article d’aujourd’hui, cependant, nous allons nous pencher sur le contrat d’un autre type d’opportunité de spectacle – un contrat dans lequel vous (l’artiste-interprète) fixez les conditions qui seront acceptées par un client potentiel. Il s’agit des concerts privés. Cela inclut les mariages, les fêtes d’entreprise et, en gros, toute activité privée pour laquelle vous êtes engagé.e en tant que divertissement.

Mais tout d’abord, pourquoi est-il si important d’avoir un contrat? 

Pour les concerts privés, c’est pratiquement toujours vous qui présentez le contrat au client. Ceci est dû au fait que, souvent, dans le cas d’un événement privé, le client n’a pas une connaissance approfondie de ce qui est exigé lorsqu’il engage un artiste de spectacle, comme c’est le cas pour tout autre vendeur ou fournisseur. En tant que prestataire de services, vous savez mieux ce que vous pouvez offrir et quelles informations doivent être détaillées et approuvées par les deux parties. Un contrat permet de gérer les attentes et d’éviter tout problème potentiel à l’avance, ce qui donne à chacun une certaine tranquillité d’esprit.

Veuillez noter que les informations contenues dans cet article sont données à titre d’information générale uniquement. Elles n’ont pas pour but de fournir des conseils juridiques. Nous vous encourageons à consulter un avocat pour toutes questions juridiques.

Vous vous dites peut-être : « Attendez, qu’est-ce que je dois inclure dans un contrat de travail? »

Commençons par quelques éléments de base :

• Le nom complet et les coordonnées du client 
  • Ceci devrait inclure l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone.
• Votre nom complet et vos coordonnées
  • Note : Si vous vous produisez en tant qu’artiste solo avec des musicien.ne.s accompagnateur.rice.s ( et non avec un groupe établi), le contrat sera généralement conclu entre vous et le client. Vous êtes alors responsable d’engager les musicien.ne.s, alors gardez cela à l’esprit. S’ils ne respectent pas les termes du contrat, c’est vous qui serez tenu responsable. 
• Date de l’événement
  • Indiquez toujours l’année! Il n’est pas rare que ce type d’événement soit réservé plus d’un an à l’avance (en particulier pour les mariages).
• Event Nom/type de l’événement 
  • Par exemple, fête d’entreprise, cocktail de mariage, dîner d’anniversaire.
• Lieu de l’événement 
  • Indiquez le nom et l’adresse complète – la dernière chose que vous souhaitez, c’est de vous présenter au mauvais endroit parce qu’il y a eu plusieurs lieux avec le même nom!
• Détails de la performance 
  • Durée de la performance (inclure les durées spécifiques des sets et des pauses, le cas échéant)
  • Liste de tous les instruments
    • Par exemple : chant + guitare + basse + batterie pour 3 sets de 45 minutes avec des pauses de 15 minutes entre les sets.

• Heure de début de la performance
• Heure de chargement
• Installation et vérification du son 
  • Veillez à coordonner la vérification du son et l’heure de chargement avec le lieu de représentation et/ou toute autre personne impliquée dans la fourniture ou la gestion du système de sonorisation. Il peut s’agir, par exemple, du DJ engagé ou de l’ingénieur interne.
  • Pour les installations plus complexes, une fiche technique séparée doit être communiquée à la personne appropriée. Sinon, vous pouvez fournir les détails de votre fiche ici (c.-à-d. vos besoins en équipement, toute exigence particulière, etc.) 

Conseil : si c’est vous qui fournissez le système de son, n’oubliez pas de prendre en compte les frais éventuels de location de matériel qui devront être couverts. Réfléchissez à la possibilité d’installer un système de son à l’intérieur ou à l’extérieur, la proximité des prises électriques, la taille de l’espace, etc.

Une fois les détails les plus simples réglés, déterminez s’il y a d’autres facteurs dont vous aimeriez discuter avec le client, tels que :

• Les repas 
  • Il s’agit d’un élément assez courant pour les spectacles plus longs avec des pauses, où de la nourriture est servie. Par exemple, vous pouvez généralement vous attendre à un repas lors d’une réception de mariage, mais pas lors d’une cérémonie de mariage. 
• Hébergement et transport 
  • Le cas échéant, indiquez les détails des frais d’hébergement ou de transport que vous attendez du client, si l’événement est situé au-delà de ce que vous considérez comme votre zone de déplacement habituelle.
• Demandes de chansons
  • En fonction de l’événement, votre client peut vous demander de jouer des chansons spécifiques. C’est plus souvent le cas lors de célébrations personnelles telles que des anniversaires ou des mariages. Il vous revient entièrement de décider si vous facturez un tarif plus élevé pour les demandes de chansons. Gardez à l’esprit que si les chansons ne font pas partie de votre répertoire actuel, vous voudrez peut-être que le client vous rémunère pour le temps supplémentaire passé à les apprendre et à les répéter, ou pour des choses comme l’achat de nouvelles partitions. Vous pouvez également expliquer que vous ne prenez pas de demandes ou que vous en autorisez un nombre limité sans frais supplémentaires. 

Conseil : quelles que soient les conditions choisies, l’essentiel est d’en discuter avec le client à l’avance, afin d’éviter toute surprise indésirable de part et d’autre.

• Jours fériés
  • Si l’événement a lieu à une date spéciale, par exemple un jour férié, il est raisonnable de facturer des honoraires plus élevés que d’habitude. Il n’est pas nécessaire de le préciser dans le contrat, mais il s’agit d’un élément à prendre en compte lors de l’établissement de votre tarif, dont nous parlerons plus loin.
• Tenue vestimentaire
  • Bien que cela soit rare, il se peut que l’on vous demande de porter une tenue particulière. Dans ce cas, vous pouvez l’indiquer par écrit et demander au client de couvrir les frais. Sinon, il n’est généralement pas précisé que vous et les autres musiciens vous habillerez en fonction de l’événement, qui est le plus souvent semi-formel ou formel. Même pour des occasions plus informelles, il est dans votre intérêt de vous habiller de manière professionnelle, à moins que le client ne dise autrement. 

La plupart du temps, vous pouvez juger, lors de vos premières conversations avec le client, si vous devez aborder l’un ou l’autre des points ci-dessus dans l’accord. Encore une fois, il s’agit de choses que le client lui-même n’a peut-être pas encore envisagées, et il est donc préférable d’avoir ces discussions et de fixer les attentes dès le départ.

Maintenant, parlons argent

Il est habituel de fournir un devis personnalisé pour chaque occasion, car les considérations varient. Une fois que vous avez recueilli toutes les informations nécessaires sur les facteurs énumérés ci-dessus, vous pouvez déterminer le montant total de vos frais.

Conseil : il peut parfois être utile de demander au client s’il a un budget en tête – cependant, dans la plupart des cas, c’est à vous qu’il s’adresse pour obtenir un chiffre. Cela dit, vous pouvez supposer qu’une fête d’entreprise pour 500 employés aura plus de moyens qu’un dîner d’adieu intime pour 30 personnes.    

Gardez à l’esprit que, comme pour la plupart des services, il y a beaucoup plus que le temps de présence ou de prestation qui entre en jeu lors d’un concert. Il y a le temps et le coût des répétitions, le temps passé à se coordonner avec le client et le reste du groupe, le temps passé à voyager, à charger, à installer et à faire une vérification du son! Sans parler des années passées à perfectionner vos compétences et à acquérir de l’expérience en tant qu’artiste.

Photo par Pavel Danilyuk

C’est à vous de déterminer ce qui vous semble être une juste rémunération, non seulement pour vous, mais aussi pour les musiciens que vous engagez. Si un client remet en question votre prix, vous pouvez (respectueusement et professionnellement) lui donner un aperçu des points susmentionnés.

• Compensation
  • C’est ici que vous indiquez le montant total de vos frais et les modalités de paiement.
  • Il est courant d’exiger un dépôt non remboursable pour retenir la date et se protéger en cas d’annulation. Il est généralement dû à la signature du contrat. 
  • Indiquez le montant du solde et la date d’échéance. 
  • Mentionnez le(s) mode(s) de paiement que vous préférez, ainsi que toute information pertinente. Le mieux est de payer en espèces, par virement électronique ou par chèque. 

Conseil : le montant final est généralement payé le jour de l’événement. Veillez à discuter à l’avance du lieu et de l’heure de la transaction, afin de ne pas avoir à vous dépêcher pour trouver le client à la fin de l’événement. 

• Annulation 
  • Il est important d’établir des conditions d’annulation pour protéger les deux parties. Vous pouvez trouver des modèles en ligne à cet effet, mais il est préférable de consulter directement un avocat. N’oubliez pas qu’une fois que vous aurez votre modèle de contrat, vous pourrez le réutiliser à volonté. 
• Signatures et date
  • Enfin, vous aurez besoin des signatures de toutes les parties concernées ainsi que de la date de signature.

– Notes finales –

Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses à considérer lorsqu’il s’agit de spectacles privés. Une bonne approche consiste à obtenir le plus d’informations possible de la part du client potentiel dès le départ, afin de pouvoir lui fournir un devis, lui expliquer vos conditions et répondre à ses questions ou à ses préoccupations. Les contrats privés peuvent être uniques par nature, et c’est donc probablement la première fois que votre client a affaire à ce type d’accord. Soyez patient.e, professionnel.le et compréhensif.ve en cas de questions, mais n’ayez pas peur de rester ferme sur les conditions qui vous tiennent le plus à cœur. Tenez compte du fait que certains contrats peuvent déboucher sur d’autres opportunités (par exemple, si un organisateur d’événements vous engage pour ses futurs événements). En fin de compte, c’est à vous de décider si vous êtes prêt.e à négocier.

Écrit par Andria Piperni
Illustration par Yihong Guo