Conseils pour rédiger des courriels à froid professionnels

Bien que le courriel soit l’un de nos principaux moyens de communication dans le monde des affaires, les gens négligent souvent l’importance d’une étiquette correcte en la matière. Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu’un que vous connaissez bien, c’est acceptable d’écrire avec un ton plus familier. Mais lorsque vous envoyez ce que l’on appelle un « email à froid », c’est-à-dire un message non sollicité ou envoyé à un destinataire que vous n’avez jamais contacté auparavant, vos manières et votre présentation de vous-même en disent long sur votre professionnalisme et ont un impact significatif sur l’obtention d’une réponse, que vous soyez à la recherche d’un emploi, d’un contact avec la presse ou simplement d’une occasion de vous connecter. 

Les détails de la rédaction d’un courriel convaincant peuvent sembler évidents, mais il en va comme de toute autre première impression. Le destinataire est un étranger ; il ne vous connaît pas et ne sait rien de vous. Vous avez une chance très limitée de faire impression et de le ou la  convaincre que cet email vaut leur temps. C’est particulièrement vrai lorsque vous écrivez à des personnes du secteur qui sont déjà bombardées d’emails non sollicités – les blogueurs, les superviseurs musicaux, les agents, ou en fin de compte tous ceux occupant une position importante et qui ont la possibilité d’embaucher pour un emploi. 

C’est pourquoi nous avons établi une liste des choses à faire et à ne pas faire pour vous aider à rédiger un courriel convaincant et efficace afin d’optimiser vos chances d’obtenir une réponse. 

À faire :

• Sachez à qui vous envoyez un courriel et utilisez leur nom lorsque vous vous adressez à lui ou elle. 
  • Assurez-vous que l’orthographe est correcte ! Autrement vous donnez l’impression d’être négligent.

• Présentez-vous de manière claire et concise : 
  • Indiquez votre nom, votre lieu d’origine (le cas échéant), ce que vous faites et vos compétences. 
  • Une ou deux phrases courtes suffisent.

Par exemple : Je m’appelle [nom], je suis [titre/compétences] chez [entreprise/école] basé à [ville, pays].

• Expliquez brièvement comment vous les connaissez ou avez entendu parler d’eux, et complimentez leur travail : 
  • Comment faire ? 
    • Si vous les suivez en ligne, cela montre votre intérêt pour ce qu’ils font.
    • Si vous avez un ami commun, cela renforce instantanément la crédibilité et la confiance.
    • Si vous avez entendu parler d’eux ailleurs, expliquez en quoi cela vous lie tous les deux.
  • Complimentez-les directement ou leur travail avec une référence spécifique (par ex : Votre panel à la conférence X était très instructif ; votre style de production est très unique ; votre dernière vidéo m’a vraiment touché). 
  • Une ou deux phrases courtes suffisent.

Par exemple : Je vous suis en ligne depuis un certain temps déjà et j’ai également assisté à plusieurs de vos séminaires en ligne. J’ai beaucoup aimé votre dernière table ronde sur l’avenir de la musique en direct. Il était très intéressant d’entendre votre point de vue sur ce qui nous attend.  

• Expliquez pourquoi vous les contactez :
  • S’il s’agit d’une demande d’emploi, formulez-la de manière à ce qu’elle soit centrée sur eux, et non sur vous.
  • S’il s’agit d’une présentation, expliquez comment vous aimeriez travailler avec eux et (brièvement) pourquoi vous seriez un bon candidat.
  • Créez un hyperlien vers votre travail ! Dirigez-les vers votre portfolio, votre site Web, etc., afin qu’ils puissent en apprendre davantage sur vous s’ils le souhaitent. 

Par exemple : J’ai vu votre offre d’emploi pour [titre du poste] en ligne et j’aimerais en savoir plus sur ce que vous recherchez. J’ai une formation en [domaine d’expertise] et de l’expérience en [nommez toutes les compétences pertinentes qui s’appliquent à ce poste particulier] et je pense que cela pourrait vous convenir. 

Je vous invite à consulter mes derniers projets ici [hyperlien vers votre portfolio ou site web].

• Remerciez-les de leur temps et appelez-les à l’action (poliment, bien sûr), le cas échéant : 
  • Appel à l’action : proposez un appel bref, une discussion en prenant un café, etc. 
  • S’il s’agit de quelqu’un de très occupé, proposez quelque chose de plus pratique pour lui ou elle, comme le ou la rencontrer après son prochain événement. 
    • Vous pouvez également laisser la proposition libre pour qu’il ou elle puisse décider ce qui lui convient le mieux.  
  • Soyez très prudent : vous ne voulez pas mettre de la pression ou donner l’impression que vous attendez quelque chose d’eux. Vous voulez simplement suggérer poliment une occasion de poursuivre le contact. 

Par exemple : Merci de votre considération. Si vous souhaitez en discuter davantage, je me tiens à votre disposition pour un appel rapide.  

• Fournissez des moyens de vous contacter :
  • C’est-à-dire : votre email, votre numéro de téléphone, vos réseaux sociaux.
  • Incluez-les après votre nom, à la toute fin de l’email.

• Soyez confiant dans vos propos :
  • Évitez les phrases du type « Désolé de vous déranger » – vous ne dérangez pas. Vous avez quelque chose à offrir, alors faites-le savoir.

• Écrivez un objet du courriel spécifique et clair :
  • Évitez les expressions génériques et vagues telles que « Production » ou «  Ouverture de poste ».
  • En précisant clairement l’objet de votre message, vous incitez les destinataires à l’ouvrir et à en lire davantage.

• Répondez respectueusement lorsque vous recevez un « Non, merci » :
  • Ils auraient pu ignorer votre message, mais ils ont pris le temps de vous répondre. Parfois, le moment n’est pas propice ou la situation ne convient pas. Remerciez-les quand même pour leur temps et concluez sur une note positive. On ne sait jamais ce qui peut changer plus tard. 

• Faites un suivi (poliment et patiemment) si vous n’avez pas eu de réponse :
  • La réalité est qu’il se peut que vous ne receviez pas de réponse la première fois, ni la deuxième. Il n’y a rien de personnel ! 
  • Suivi après une semaine : évitez de tout répéter, mais demandez poliment s’ils ont eu le temps de réfléchir ou s’ils sont toujours intéressés.
  • Suivi après un mois : même chose. Vous pouvez ajouter un peu plus de détails cette fois-ci pour leur rappeler le contexte.
  • Suivi après un an : on ne sait jamais la raison pour laquelle quelqu’un ne vous a  pas répondu. Peut-être qu’on vous a ignoré, peut-être que la personne était trop occupée, peut-être que la personne a oublié, peut-être qu’on n’a jamais vu votre courriel ! Il peut se passer beaucoup de choses en un an. Ça ne coûte rien de réessayer. 

• Un conseil : c’est une bonne idée de continuer à utiliser le même fil de discussion afin que la personne puisse consulter vos courriels précédents au cas où elle ne les aurait jamais vus ou les aurait oubliés.

À ne pas faire :

• N’envoyez pas d’emails non personnalisés. Vous ne recevrez probablement pas de réponse.

• Ne vous contentez pas de dire « Bonjour » et de solliciter immédiatement quelque chose du destinataire sans d’introduction (même si c’est juste pour écouter une chanson). 

• Ne faites pas en sorte qu’il s’agisse seulement de ce que vous pouvez en retirer (même si c’est le cas) :
  • Quels sont les avantages pour eux ? Pas dans le sens de la cupidité, mais plutôt en quoi pouvez-vous apporter une valeur ajoutée à leur vie, leur travail ou leur projet ? Quelle est votre contribution ? 
  • C’est également la raison pour laquelle donner un compliment peut être très utile. Les gens sont plus susceptibles d’être ouverts à une personne avec laquelle ils ont une sorte de lien, plutôt qu’à un parfait inconnu. En montrant de l’intérêt pour eux et leur travail, vous commencez à développer ce lien.

• N’écrivez pas un long message. Gardez les détails pour les prochaines interactions : 
  • Les gens sont occupés et surchargés de travail, et s’ils ne savent pas qui vous êtes et pourquoi vous envoyez ce courriel, ils ne vont probablement pas (ou ne pourront pas) vous consacrer du temps.
    • Il n’y a rien de personnel. Il s’agit de montrer que vous êtes prévenant et que vous respectez leur temps.

• Ne joignez pas de fichiers à télécharger. Les gens n’ont ni le temps ni l’espace pour cela. Les liens sont préférables !
  • Un conseil : Plutôt que de copier-coller une URL, utilisez des hyperliens. Ils vont s’assurer que votre courriel n’est pas encombré.

• Ne parlez jamais négativement de quelqu’un dans le même domaine. Non seulement ce n’est pas professionnel, mais vous ne savez jamais si la personne que vous contactez a un lien avec elle. De plus, vous ne voulez pas que votre première impression soit associée à la négativité. 
  • Ça peut sembler évident, mais vous devez tenir compte du point de vue du lecteur. Si vous avez eu une mauvaise expérience avec un ingénieur du son et que vous en faites part à un autre ingénieur du son, il est fort probable qu’il aura de l’empathie pour l’autre et non pour vous. 

• Ne minimisez pas vos compétences et ne soyez pas incertain de ce que vous avez à offrir : 
  • Par exemple :  « Je ne sais pas si cela vous intéresserait, mais peut-être… »
  • Même s’il y a seulement une petite chance que votre demande soit satisfaite, si vous avez un soupçon de doute sur vous-même, vos lecteurs le sentiront. Comment peuvent-ils avoir confiance en vous si vous ne l’avez pas en vous-même ?
  • Par contre, ne soyez pas trop sûr de vous non plus. Personne n’aime un ego démesuré.  

• S’ils vous ont répondu clairement par la négative ou ont cessé de vous répondre, n’insistez pas :
  • N’envoyez pas de relance jour après jour. 
  • N’utilisez pas un langage offensif ou hostile. 
  • Il peut être frustrant d’être rejeté, mais une fois encore, il n’y a probablement rien de personnel. Mettre davantage de pression ou de bombarder la personne ne fera que donner une mauvaise impression, une qui pourrait se retourner contre vous à l’avenir. 

Ces conseils et astuces ne garantissent pas une réponse, mais ils vous aideront certainement à améliorer considérablement vos chances d’en avoir une. En prenant un peu plus de temps et de soin pour rédiger vos courriels, vous pouvez faire toute la différence dans les opportunités qui se présenteront à vous au cours de votre carrière. 

Texte écrit par Andria Piperni

Illustration par Yihong Guo